Persondatapolitik for Coding Pirates Odense

1. Dataansvarlig

• Coding Pirates Odense er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der indtastes i medlemssystemet.

2. Hvilke oplysninger indsamler vi?

• Stamdata: Navn, alder, adresse, e-mailadresse og telefonnummer på medlemmet samt tilhørende forælder/værge.
• Betalingsoplysninger: Oplysninger nødvendige for opkrævning af kontingent og evt. andre køb i systemet.
• Følsomme personoplysninger: Oplysninger som forælder/værge aktivt oplyser af hensyn til barnets trivsel og sikkerhed (f.eks. allergier, diagnoser eller særlige pædagogiske behov).
• System- og logdata: Tidsstempel og IP-adresse logges automatisk som juridisk bevis ved brug af digitale underskrifter (f.eks. ved udlånsaftaler).

3. Formål med behandlingen

• Administration af medlemskaber, ventelister, holdplanlægning og kontingentopkrævning.
• Sikring af et trygt miljø og tilpasning af aktiviteter/forplejning baseret på oplyste særlige behov og allergier.
• Håndtering og dokumentation af udlånt udstyr.
• Relevant kommunikation om klubaftener og arrangementer.

4. Brug af Cookies Medlemssystemet anvender cookies for at fungere optimalt. Du kan altid administrere dine samtykker. Vi inddeler vores cookies i følgende kategorier:

• Nødvendige (Altid aktive): Afgørende for systemets basale funktioner, herunder navigation og sikkert login. Disse kan ikke fravælges.
• Præferencer: Gør det muligt for systemet at huske dine personlige valg, såsom sprogpræferencer og skærmindstillinger.
• Statistik: Hjælper os med at forstå brugerinteraktionen i systemet, så vi kan identificere fejl og forbedre ydeevnen.
• Markedsføring: Vi anvender i øjeblikket ikke markedsføringscookies, og dine data deles ikke til annoncebrug.

5. Opbevaring, sletning og rettigheder

• Adgang til følsomme oplysninger og betalingsdata er strengt begrænset til de nødvendige administratorer i foreningen.
• Personoplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige for dit medlemskab, medmindre vi har et uafsluttet mellemværende (f.eks. manglende returnering af udstyr) eller lovgivning (som f.eks. bogføringsloven) kræver længere opbevaring.
• Du har til enhver tid ret til at anmode om indsigt i, rettelse af eller sletning af de registrerede data.